Los manuales
administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten
registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.
¿Cuáles son los objetivos de los manuales?
· Presentar una visión de conjunto de la organización.
· Precisar las
funciones asignadas a cada unidad administrativa.
· Establecer
claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.
· Coadyuvar a la
correcta atención de las labores asignadas al personal.
· Permitir el ahorro
de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.
· Funcionar como
medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
· Servir como vehículo de información a los proveedores
de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.
Clasificación de Manuales Administrativos
Se presentan seis tipos de manuales de aplicación en las organizaciones
empresarias:
A.-Manual de Organización.
B. Manual de Políticas.
C.-Manual de procedimientos y normas.
D.Manual del especialista.
E.-Manual del empleado.
F.- Manual de Propósito múltiple.
1.-
Manual de organización:
El Manual de Organización es un documento normativo
que contiene, de forma ordenada y sistemática, información sobre el marco
jurídico-administrativo, atribuciones, antecedentes históricos, misión, visión,
objetivos, organización y funciones de una dependencia o entidad. De este modo
se constituye en un instrumento de apoyo para describir las relaciones
orgánicas que se presentan entre los diferentes unidades de la estructura
organizacional, Este manual define concretamente las funciones encomendadas a
cada una de las unidades administrativas que integran la institución, asimismo,
explica de forma integral y condensada, todos aquellos aspectos de observancia
general en la institución, cuyo fin es lograr que todos sus integrantes logren
conocer, familiarizarse e identificarse con la misma.
Los Manuales de Organización por el alcance de su
información se pueden clasificar en:
Manual General de Organización: refleja
la estructura orgánica de la organización en su totalidad.
Manual
Específico de Organización: comprende
las funciones y responsabilidades de una unidad administrativa en especial, de
acuerdo a la división administrativa que se posea en la Organización.
2.-
Manual de políticas:
El Manual de Políticas es el contiene escritas en
él las políticas establecidas por una institución, en este documento se indican
la forma de proceder y los límites dentro de los cuales deben enmarcarse las
actividades tendientes a alcanzar los resultados Institucionales. Toda política
debe estar orientada hacia el objetivo primario o razón de ser de la
institución. Este Manual puede incluir las políticas generales de la
institución, así como de las unidades administrativas de la misma. Un manual de
políticas es fundamental para asegurar la uniformidad de acción de una institución.
Los Manuales de Políticas por el alcance de
su información se clasifican en:
Manuales
Generales de Políticas: abarcan a toda la Institución, incluye como
elemento primario todas aquellas disposiciones generales, las cuales las
establece cada unidad administrativa a efectos de sus propias responsabilidades
y autoridad funcional.
Manuales
específicos de Políticas: se ocupan de una función operacional o
una unidad administrativa en particular.
3.-
Manual de procedimientos y normas:
El Manual de Procedimientos es un documento que
describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades de una
institución o unidad organizativa de acuerdo con sus atribuciones y tomando en
cuenta lo necesario para la ejecución eficiente de las mismas, generalmente señalan
quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse estas actividades. Este
tipo de Manual se orienta a especificar detalles de la ejecución de actividades
organizacionales, con el fin de unificar criterios a lo interno de la
institución sobre la manera correcta en que deben ser realizadas. Al recuperar
la información de la forma más adecuada de desempeñar las tareas se logra
asegurar su calidad, así como agilizar la circulación de la información para
que esta llegue oportunamente a las unidades organizativas que la requieran.
Los manuales de procedimientos contienen un
conjunto de definiciones operacionales, señalando la secuencia lógica de las
acciones o pasos a seguir para la consecución de bienes o servicios
determinados. Además, contienen ilustraciones a base de formularios,
fluxogramas y diagramas, cuyo objetivo es recurrir a la representación gráfica
de la secuencia de actividades para hacerla más fácilmente comprensible.
En el manual de procedimientos se específica:
·
Quién debe hacer una actividad;
·
Qué debe hacerse en esa actividad;
·
Cómo debe hacerse la actividad;
·
Dónde debe hacerse; y
·
Cuándo debe hacerse la actividad.
4.-
Manual para especialistas:
Contiene normas o indicaciones referidas
exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este
manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales
funciones.
5.-
Manual del empleado:
Contiene aquella información que resulta de interés
para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su
relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación.
Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla,
planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y
obligaciones, entre otros.http://www.aulafacil.com/administracionempresas/Lecc-19.htm
Reemplaza total o parcialmente a los mencionados
anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el
volumen.
